Wpisowe

W przypadku, gdy wyjazd zagraniczny związany jest z odpłatnym udziałem w konferencji/warsztatach/szkoleniach itp., należy podać organizatorowi następujące dane do wystawienia faktury za wpisowe:

Nicolaus Copernicus University in Torun, Gagarina 11, 87-100 Torun / Poland, Tax number: PL879 0177 291,

w opisie usługi powinno być wymienione imię i nazwisko uczestnika wydarzenia.

Faktura musi zawierać pełne dane kontrahenta wraz z danymi bankowymi do przelewu, tj. IBAN i kod SWIFT/BIC lub inne szczegóły do przelewu zagranicznego, gdy kontrahent jest z poza strefy SWIFT.

Uczestnik wydarzenia ma obowiązek zweryfikować poprawność danych na fakturze, zwracając szczególną uwagę na to, czy numer podatkowy (NIP) jest poprzedzony oznaczeniem kraju "PL", a w przypadku zauważenia braków lub błędów, uczestnik konferencji ma prawo i obowiązek ubiegać się o skorygowanie danych na fakturze, zgłaszając niezwłocznie zauważone braki lub błędy do wystawcy faktury.

Pełna nazwa, adres i NIP UMK muszą widnieć na fakturze za udział w konferencji zawsze i niezależnie, czy przedpłata dokonywana jest bezpośrednio z rachunku bankowego UMK przez Dział Finansowy UMK, czy uczestnik konferencji opłaca ją samodzielnie, aby następnie przedłożyć niezwłocznie fakturę do refundacji.

UWAGA: jest to wyjątek pośród dokumentów dokumentujących koszty podróży zagranicznej, gdyż wszystkie pozostałe koszty wyjazdu opłacone bezpośrednio przez osobę wyjeżdżającą, należy udokumentować na podstawie imiennej faktury na osobę fizyczną (bez danych UMK); np. samodzielny zakup biletów, noclegów i innych niezbędnych usług związanych z odbywaną podróżą zagraniczną.

Oryginalny plik elektroniczny z fakturą w formacie PDF otrzymany od organizatora należy przesłać niezwłocznie po jej wystawieniu do Działu Nauki na jeden z poniższych adresów mailowych:

Anna Niemcewicz, e-mail: anna.niemcewicz@umk.pl

Jowita Konrad, e-mail: jowita.konrad@umk.pl

Alicja Roszkowska, e-mail: alicja.roszkowska@umk.pl

w temacie maila proszę podać: imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej, kraj wyjazdu i termin wyjazdu.

Niezbędna jest także informacja czy faktura jest do opłacenia przez Dział Finansowy UMK, czy jest już opłacona przez osobę wyjeżdżającą.

Jeśli faktura jest już opłacona, wówczas należy dołączyć także bankowe potwierdzenie płatności wygenerowane do PDF z konta bankowego, aby Dział Nauki mógł niezwłocznie procedować zwrot poniesionego kosztu na podane w potwierdzeniu płatności konto bankowe.

Refundacja procedowana jest niezwłocznie niezależnie od terminu planowanego wyjazdu.

W przypadku przekazania do opłaty faktury PROFORMA, osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest również do przedłożenia (w oryginale) Oświadczenia do rachunku typu PROFORMA, a bezpośrednio po dokonaniu płatności przez UMK wyjeżdżający zobowiązany jest wystąpić do organizatora o wystawienie faktury właściwej (INVOICE), którą następnie należy niezwłocznie przekazać do Działu Nauki. Przekazanie faktury właściwej (INVOICE) jest obowiązkiem osoby wyjeżdżającej pod rygorem zwrotu wcześniej zapłaconej przez UMK kwoty.

UWAGA

Zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 99 z dnia 17 maja 2022 w sprawie wprowadzenia elektronicznego obiegu i opisu niektórych dokumentów księgowych w części toruńskiej Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu; zrezygnowano z odręcznego opisywania faktur.

Prosimy nie drukować faktur elektronicznych i nie dokonywać na nich żadnych odręcznych opisów, zarówno na odwrocie dokumentu jak i z przodu dokumentu, oraz nie przesyłać do Działu Nauki w formie papierowej.

Faktury za wpisowe wystawione na dane UMK są wprowadzane przez jednostkę realizującą (Dział Nauki) do systemu XPRIMER jako Dokumenty Kosztowe, a następnie są opisywane elektronicznie. Brak opisanego w systemie XPRIMER dokumentu uniemożliwi zapłatę wynikającej z niego należności.

W przypadku, gdy wymagana jest przedpłata, jednostka realizująca (Dział Nauki) uruchamia ją w systemie XPRIMER w ramach realizowanego zapotrzebowania i dołącza skan faktury proforma, a dokument papierowy niezwłocznie przekazuje do Działu Finansowego.

WAŻNE

Studenci i doktoranci są zobowiązani do dołączenia do faktury za wpisowe -> Oświadczenie podatnika do PIT / Taxpayer's declaration for PIT. "Oświadczenie podatnika do PIT" składają także osoby powiązane z UMK poprzez umowę cywilno-prawną, jeśli ta umowa nie reguluje kwestii rozliczeń podatkowych.

Wypełniony formularz należy przedłożyć w swojej jednostce (dziekanat/sekretariat) do podpisu przez osobę odpowiedzialną w jednostce za rozliczanie świadczeń.