Koszty podróży/ zakup biletów
Wyjeżdżający ma do wyboru jedną z dwóch poniższych opcji realizacji zakupu biletów:
I. Samodzielny zakup biletów - refundacja następuje po powrocie z wyjazdu:
Wyjeżdżający może dokonać samodzielnie zakupu biletu lotniczego, kolejowego lub autokarowego w biurze podróży lub bezpośrednio u przewoźnika. UMK dokonuje refundacji poniesionych kosztów po realizacji podróży na podstawie imiennej faktury wystawionej na imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej (tzw. faktura na osobę fizyczną z prywatnymi danymi pasażera) / lub na podstawie imiennych biletów - jeśli przewoźnik nie wystawia faktur, oraz bankowego potwierdzenia płatności wygenerowanego z konta bankowego do pliku PDF.
Uwaga! Dane UMK, tj. nazwa, adres, czy nr NIP na fakturze imiennej na osobę fizyczną są niedopuszczalne.
II. Zakup biletów za pośrednictwem UMK:
Kolejność procedowania zakupu biletu przez UMK:
1. Wyjeżdżający zobowiązany jest dołączyć do "Wniosku o wyjazd za granicę" wypełniony formularz -> Zamówienie na zakup biletu. (na formularzu w polu trasa proszę wpisać całą trasę na którą ma zostać zakupiony bilet, od lotniska/dworca początkowego, przez miejscowości tranzytowe, do lotniska/dworca na którym zakończy się podróż zagraniczna) "Zamówienie na zakup biletu" podpisuje osoba wyjeżdżająca oraz dysponent środków.
2. Wyjeżdżający ustala mailowo lub telefonicznie, czy do Działu Nauki (Anna Niemcewicz / Jowita Konrad / Alicja Roszkowska) wpłynął "Wniosek o wyjazd za granicę", "Zamówienie na zakup biletu" oraz zapotrzebowanie w systemie XPrimer.
3. Wyjeżdżający kontaktuje się z biurem podróży, gdzie dokonuje rezerwacji biletu zgodnie z danymi podanymi we wniosku i w zamówieniu na zakup biletu.
4. Biuro podroży przesyła ofertę zakupu biletu na adresy mailowe pracowników Działu Nauki: anna.niemcewicz@umk.pl, jowita.konrad@umk.pl i alicja.roszkowska@umk.pl.
5. Jeśli biuro podróży nie jest w stanie wykupić biletu dla danej osoby wyjeżdżającej w ramach limitu podanego we wniosku o wyjazd i w zamówieniu na zakup biletu, Dział Nauki informuje o tym zainteresowanego. W takim przypadku wyjeżdżający powinien wystąpić do dysponenta środków o zwiększenie limitu na zakup biletu i wymagane jest złożenie dodatkowej rezerwacji środków w systemie XPRIMER.
6. Po pozytywnej weryfikacji oferty na zakup biletu, Dział Nauki zleca sprzedaż biletu przez biuro podróży, z jednoczesną prośbą o wystawienie faktury dla UMK.
7. Biuro podróży przesyła fakturę do Działu Nauki w celu jej opłacenia przez Dział Finansowy UMK, a zakupione bilety do osoby Wyjeżdżającej.
Informujemy, że:
1. koszty dojazdu z Torunia do lotniska lub dworca kolejowego w Polsce rozliczane są w ramach delegacji krajowych, przez JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) - zapotrzebowania w XPRIMER na koszty delegacji krajowych należy składać odrębnie od kosztów podróży zagranicznej, wskazując jako jednostkę realizującą JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) -> Wyjazdy krajowe
2. koszty podróży zagranicznej samochodem prywatnym rozliczane są przez JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) - zapotrzebowania w XPRIMER na koszty kilometrówek międzynarodowych należy składać odrębnie od pozostałych kosztów podróży zagranicznej, wskazując jako jednostkę realizującą JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej).
Więcej informacji o refundacji kosztów podróży samochodem prywatnym najdziesz w zakładce Podróż samochodem prywatnym