Koszty podróży/ zakup biletów

Wyjeżdżający ma do wyboru jedną z dwóch poniższych opcji realizacji zakupu biletów:

I. Indywidualny (samodzielny) zakup biletów - refundacja poniesionych kosztów po powrocie z wyjazdu:

Wyjeżdżający może dokonać samodzielnie zakupu biletu lotniczego, kolejowego lub autokarowego w biurze podróży lub bezpośrednio u przewoźnika. UMK dokonuje refundacji poniesionych kosztów po realizacji podróży na podstawie imiennej faktury wystawionej na imię i nazwisko Wyjeżdżającego (tzw. faktura na osobę fizyczną z prywatnymi danymi pasażera) / lub na podstawie imiennych biletów - jeśli przewoźnik nie wystawia faktur. Imienny dowód zakupu biletu stanowi załącznik do rozliczenia sporządzanego po powrocie z wyjazdu.

Jeśli płatność za bilet była dokonana inaczej niż gotówką, każdorazowo do zakupionego biletu należy dołączyć bankowe potwierdzenie płatności wygenerowane do pliku PDF z konta bankowego płatnika.

Uwaga! Dane UMK, tj. nazwa, adres, czy nr NIP na fakturze imiennej na osobę fizyczną są niedopuszczalne.

 

II. Bezpośredni zakup biletów przez UMK na podstawie oferty z biura podróży:

Kolejność procedowania zakupu biletu przez UMK:

1. Pracownik Sekcji Rozliczeń Mobilności (Anna Niemcewicz / Alicja Roszkowska / Waldemar Chruściel) informuje Wyjeżdżającego, o otrzymaniu zaakceptowanego "Wniosku o wyjazd za granicę", oraz zapotrzebowania w systemie XPrimer do realizacji, z jednoczesną prośbą o dokonanie przez Wyjeżdżającego rezerwacji biletu w biurze podróży.

2. Wyjeżdżający kontaktuje się z biurem podróży, gdzie dokonuje rezerwacji biletu zgodnie z danymi podanymi we "Wniosku o wyjazd za granicę".

3. Biuro podroży przesyła ofertę zakupu biletu na adresy mailowe pracowników Sekcji Rozliczeń Mobilności: anna.niemcewicz@umk.pl , alicja.roszkowska@umk.pl i wchrusciel@umk.pl

4. Jeśli biuro podróży nie jest w stanie wykupić biletu dla danej osoby wyjeżdżającej w ramach limitu podanego we "Wniosku o wyjazd za granicę", Sekcja Rozliczeń Mobilności informuje o tym Wyjeżdżającego. W takim przypadku Wyjeżdżający powinien wystąpić do dysponenta środków o zwiększenie limitu na zakup biletu i wymagane jest złożenie dodatkowej rezerwacji środków w systemie XPRIMER.

5. Po pozytywnej weryfikacji oferty na zakup biletu, Sekcja Rozliczeń Mobilności zleca zakup biletu do biura podróży, z jednoczesną prośbą o wystawienie faktury dla UMK.

6. Biuro podróży przesyła fakturę do Sekcji Rozliczeń Mobilności w celu jej opłacenia przez Dział Finansowy UMK, a zakupione bilety do Wyjeżdżającego.

 

---

Informujemy, że:

1. koszty dojazdu z Torunia do lotniska lub dworca kolejowego w Polsce rozliczane są w ramach delegacji krajowych, przez JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) - zapotrzebowania w XPRIMER na koszty delegacji krajowych należy składać odrębnie od kosztów podróży zagranicznej, wskazując jako jednostkę realizującą JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) -> Wyjazdy krajowe

2. koszty podróży zagranicznej samochodem prywatnym rozliczane są przez JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) - zapotrzebowania w XPRIMER na koszty kilometrówek międzynarodowych należy składać odrębnie od pozostałych kosztów podróży zagranicznej, wskazując jako jednostkę realizującą JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej). Więcej informacji o refundacji kosztów podróży samochodem prywatnym znajdziesz w zakładce Podróż samochodem prywatnym