Anulowanie wyjazdu

INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU ANULOWANIA WYJAZDU ZAGRANICZNEGO

1. W pierwszej kolejności należy poinformować SEKCJĘ ROZLICZEŃ MOBILNOŚCI, o anulowaniu wyjazdu, powodach anulowania i kosztach jakie zostały poniesione w związku z planowanym wyjazdem.

2. Następnie należy niezwłocznie zwrócić się do organizatorów wydarzenia, linii lotniczych, hoteli itp.:

• poinformować o anulowaniu wyjazdu;
• zwrócić się o zwrot poniesionych wydatków;
• oraz zwrócić się o wystawienie faktury korygującej na uprzednio poniesiony wydatek (opłata konferencyjna, bilety, noclegi itp.).

3. Po skompletowaniu niezbędnej dokumentacji, w tym ewentualnej korespondencji w sprawie ubiegania się o zwrot poniesionych kosztów, należy wypełnić WNIOSEK O ROZLICZENIE ANULOWANEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO.

4. Wypełniony wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki, należy przedłożyć do podpisu dysponenta środków i wskazania źródła finansowania powstałej straty. Ewentualna zmiana do pierwotnego źródła finansowania wymaga ponownego dokonania rezerwacji środków w systemie XPrimer.

5. Następnie należy złożyć wniosek do Sekcji Rozliczeń Mobilności. Do wniosku należy dołączyć wszelkie dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki, a także wszelkie uzyskane faktury korygujące oraz dokumentację potwierdzającą działania podjęte na rzecz odzyskania poniesionych wydatków. Sekcja Rozliczeń Mobilności weryfikuje otrzymane dokumenty i przekazuje do akceptacji Rektora.

6. Otrzymaną na wyjazd zaliczkę, należy zwrócić na rachunek bankowy Uniwersytetu, z którego zaliczka została wypłacona, w terminie 3 dni od dnia anulowania wyjazdu. W tytule przelewu należy wpisać: „Zwrot zaliczki, wyjazd anulowany, imię i nazwisko, kraj i termin planowanego wyjazdu”.

7. Jeśli z otrzymanej dokumentacji wynika potrzeba rozliczenia anulowanego wyjazdu, Sekcja Rozliczeń Mobilności dokonuje rozliczenia na formularzu "Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej".

---

---

Wsparcia merytorycznego w zakresie obsługi zagranicznych wyjazdów służbowych udzielają pracownicy Sekcji Rozliczeń Mobilności:

Anna Niemcewicz, e-mail: anna.niemcewicz@umk.pl

Alicja Roszkowska, e-mail: alicja.roszkowska@umk.pl

Waldemar Chruściel, e-mail: wchrusciel@umk.pl

Umów się na spotkanie: https://www.umk.pl/formularze/rejestracja_srm/

Sekcja Rozliczeń Mobilności
ul. Gagarina 13, 87-100 Toruń
budynek Biblioteki UMK, pokój 100 D

tel: +48 56 611 42 29 / 42 85

---

---

INFORMACJA: W przypadku anulowania wyjazdów z grantów finansowanych z innych źródeł, należy skontaktować się z odpowiednim działem merytorycznym , celem ustalenia dalszego toku postępowania.

---