1) zgłoszenie, co najmniej na 3 tygodnie przed wydarzeniem, do odpowiedniego pełnomocnika osób, prowadzących zajęcia dla osób małoletnich (imienia, nazwiska, numeru Pesel oraz uzasadnienia - wskazanie zadania lub postępowania, w związku z którym zachodzi konieczność uzyskania informacji o osobie),
2) poinformowanie, co najmniej na 3 tygodnie przed wydarzeniem, osób prowadzących zajęcia dla osób małoletnich o konieczności przedstawienia odpowiedniemu pełnomocnikowi:
a) zaświadczenia o niekaralności z KRK,
b) oświadczenia o państwie lub państwach, w których zamieszkiwały w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa, oraz jednocześnie przedkładają informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z małoletnimi; jeżeli prawo tych państw, nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, przedkłada się informację z rejestru karnego tego państwa,
c) osoba, posiadająca obywatelstwo innego państwa niż Rzeczpospolita Polska, ponadto przedkłada informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi; jeżeli prawo tego, nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, przedkłada się informację z rejestru karnego tego państwa,
d) w przypadku gdy prawo państwa zamieszkiwania lub obywatelstwa, z którego ma być przedłożona informacja, nie przewiduje jej sporządzenia lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego, składa się oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że osoba, składająca oświadczenie, nie była prawomocnie skazana w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii oraz nie wydano wobec niej innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuściła się takich czynów zabronionych, oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi; oświadczenia, składane są pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.