COVID-19: zajęcia zdalne od 11 grudnia do 9 stycznia

Procedura - WYJAZDY ZAGRANICZNE

Komunikat:

W związku z przekształceniem z dniem 15 grudnia 2020 r. Działu Współpracy Międzynarodowej na Dział Międzynarodowych Partnerstw i Mobilności Edukacyjnej (na podstawie Zarządzenia Rektora nr 262 z 1 grudnia 2020), a także w związku z Pismem Okólnym nr 2 z dnia 18 stycznia 2021r. informującym, że nadzór nad współpracą międzynarodową jest w zakresie działań Prorektora ds. Nauki, prof. dr hab. Wojciecha Wysoty; Dział Nauki UMK informuje, że obsługa delegacji zagranicznych jest aktualnie w kompetencjach Działu Nauki.

Zespół Działu Nauki UMK powiększył się tym samym o następujące osoby zajmujące się służbowymi wyjazdami zagranicznymi pracowników i studentów, a także przyjazdami gości zagranicznych, dotyczącymi toruńskiej części UMK:

Anna Niemcewicz, e-mail: anna.niemcewicz@umk.pl

Jowita Konrad, e-mail: jowita.konrad@umk.pl

Alicja Roszkowska, e-mail: alicja.roszkowska@umk.pl

Dział Nauki
ul. Gagarina 13, 87-100 Toruń
budynek Biblioteki UMK, pokój 100 D

tel: +48 56 611 42 29 / 42 85

 

Zarządzenia dotyczące wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Mikołaja Kopernika:

UWAGA! Aktualne zarządzenia UMK w sprawie zapobiegania rozprzestrzenianiu się wirusa SARS-CoV-2 znajdują się na stronie UMK pod adresem: https://www.umk.pl/koronawirus/

Prosimy także o zapoznanie się z aktualnymi informacjami dla podróżujących na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych: https://www.gov.pl/web/dyplomacja

Wniosek o wyjazd za granicę / Trevel abroad application form

Formularze:

Inne dokumenty:

 

Procedura dotycząca wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów

Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu:

Wyjazdy za granicę mogą odbywać pracownicy, doktoranci i studenci na podstawie zgody właściwego przełożonego w celu realizacji zadań Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.

Wyjazdy w ramach projektów Erasmus+ regulują odrębne regulaminy: https://www.umk.pl/wspolpraca/

Niniejsza procedura nie dotyczy także wyjazdów uregulowanych umowami stażowymi, i wyjazdów, które finansowane są bezpośrednio przez instytucje zewnętrzne, lub na które wypłacany jest ryczałt przez Dział Płac UMK.

1. Funkcję przełożonych służbowych w zakresie delegowania do odbycia podróży służbowej pełnią:

1) rektor w stosunku do:

a) następujących osób pełniących funkcje kierownicze:

- prorektorów,

- dziekanów,

- dyrektorów szkół doktorskich,

- dyrektora Biblioteki Uniwersyteckiej,

- kanclerza,

- kwestora,

b) dyrektorów jednostek naukowych, uniwersyteckich jednostek dydaktycznych oraz jednostek pomocniczych lub usługowych;

2) dyrektor jednostki naukowej, uniwersyteckiej jednostki dydaktycznej oraz jednostki pomocniczej lub usługowej w stosunku do podległych pracowników;

3) dziekan w stosunku do pracowników wydziału, z wyjątkiem dyrektorów szkół doktorskich;

4) kanclerz w stosunku do swoich zastępców, zastępców kwestora, z wyjątkiem zastępcy kwestora ds. Collegium Medicum, oraz pracowników komórek administracji ogólnouniwersyteckiej;

Dodatkowo właściwy prorektor, wyznaczony przez rektora, w stosunku do wszystkich pracowników oraz doktorantów i studentów, o ile przepisy szczególne nie określają kompetencji rektora, wyjeżdżających za granicę na okres powyżej 1-ego miesiąca;

 

Fragment z Zarządzenia Rektora nr 185 z dnia 27.09.2021r. w sprawie zapobiegania rozprzestrzenianiu się wirusa SARS-CoV-2 wśród członków społeczności Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu w okresie od 1 października 2021 r. do 28 lutego 2022 r.:

"§ 3

1. Krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe nauczycieli akademickich, doktorantów i studentów Uniwersytetu oraz przyjazdy krajowych i zagranicznych gości Uniwersytetu odbywają się za zgodą odpowiednio dziekana, dyrektora szkoły doktorskiej lub kierownika jednostki organizacyjnej i przy zachowaniu wymogów sanitarnych.

2. Krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe pracowników niebędących nauczycielami akademickimi odbywają się za zgodą kanclerza lub zastępcy kanclerza ds. Collegium Medicum

– w przypadku pracowników administracji i obsługi, lub kierownika jednostki organizacyjnej

– w przypadku pracowników inżynieryjno-technicznych i bibliotekarzy, w której pracownik jest zatrudniony

i przy zachowaniu wymogów sanitarnych."

 

Obsługą administracyjno-finansową służbowych wyjazdów zagranicznych zajmuje się Dział Nauki.

 

Wnioskowanie o wyjazd

Wyjeżdżający wypełnia elektroniczny formularz dostępny na stronie internetowej UMK (proszę kliknąć w link): Wniosek o wyjazd za granicę. Prosimy określić jakie koszty ponosi strona zapraszająca, a jakie UMK i z jakiego funduszu. W przypadku wprowadzania do wniosku szacunkowych wartości dotyczących kosztów biletu lub noclegu, należy wziąć pod uwagę możliwe wzrosty cen i określić górny limit przeznaczony na ten cel z odpowiednim zapasem. 

Dane wprowadzone do elektronicznego formularza należy wygenerować do pliku PDF, wydrukować i podpisać jako wnioskodawca wraz z datą, a następnie przedłożyć do podpisu przez właściwego przełożonego i dysponenta środków z których finansowany ma być wyjazd.

Wyjeżdżający składa w Dziale Nauki zaakceptowany przez właściwego przełożonego i dysponenta środków wniosek o wyjazd za granicę w oryginale, co najmniej na 14 dni przed datą planowanego wyjazdu lub wniesienia odpowiednich opłat. W celu usprawnienia obsługi administracyjno-finansowej prosimy o składanie wniosków w komplecie z niezbędnymi załącznikami i z możliwie jak największym wyprzedzeniem.

 

XPrimer - rezerwacja środków finansowych

Nadrzędnym wymogiem poprzedzającym wydatkowanie środków finansowych w celu realizacji wyjazdu, jest rezerwacja środków w systemie XPRIMER. Rezerwacji wymagają wszystkie planowane koszty wyjazdu. Rezerwacji dokonuje się w oparciu o dane wpisane na wniosku o wyjazd. Zapotrzebowanie (rezerwację środków) w systemie XPrimer może założyć dysponent środków lub pracownik administracji w jednostce, która może dysponować danym źródłem finansowania (dziekanat, sekretariat, zespół administracyjno-gospodarczy).

Jako "Odbiorcę" w zapotrzebowaniu należy wskazać nazwisko i imię Wyjeżdżającego, a jako "Jednostkę realizującą" należy wskazać DZIAŁ NAUKI. Nadany przez system numer rezerwacji/zapotrzebowania należy wpisać odręcznie na wniosku o wyjazd zagraniczny.

Uwaga: W przypadku dokonywania rezerwacji środków na wyjazdy osób, które nie są pracownikami UMK (studenci, doktoranci i wykonawcy w grancie), w polu "Odbiorca" należy wybrać z listy pracowników nazwisko i imię dysponenta środków.

Prosimy o zakładanie zapotrzebowań na wyjazdy zgodnie z zasadą:

1 zapotrzebowanie = 1 osoba = 1 wyjazd = 1 pozycja zapotrzebowania,

w której wymienić należy wszystkie koszty zaplanowane we wniosku o wyjazd zagraniczny.

Więcej niż jedna pozycja zapotrzebowania wskazana jest tylko wtedy, gdy trzeba rozdzielić wydatki na różne źródła finansowania, wskazane w zapotrzebowaniu.

Jeśli osoba składająca zapotrzebowanie nie ma dostępu do wszystkich źródeł z których finansowany ma być wyjazd, wówczas (ze względów technicznych) zakłada się więcej niż jedno zapotrzebowanie do tego samego wyjazdu.

 

Zaliczka

Zaliczka wypłacana jest na podstawie Wniosku o wypłacenie zaliczki na podróż zagraniczną, dołączonego do wniosku o wyjazd zagraniczny. (wypełnić tylko pierwszą stronę, strona druga jest dla osób angielskojęzycznych)

Na wniosku o wypłacenie zaliczki należy wskazać w jakiej walucie i w jaki sposób ma zostać wypłacona zaliczka. (Uwaga: aktualnie kasa UMK jest nieczynna do odwołania). Kwota zaliczki obliczana jest przez pracownika Działu Nauki na podstawie danych podanych we wniosku o wyjazd zagraniczny, oraz zgodnie z "Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r." (RMPiPS z 29.01.2013r.)

Zaliczka może zostać wypłacona w gotówce w walucie obcej (odpowiedniej dla kraju wyjazdu zgodnie z tabelą "Diety i limity na noclegi") w Banku Millennium, ul. Szosa Chełmińska 17, 87-100 Toruń, lub przelewem na bankowy rachunek walutowy (wymagane jest podanie numeru IBAN i kodu SWIFT/BIC), lub odpowiednio w PLN na "złotówkowy" rachunek bankowy Wyjeżdżającego.

Zlecenie wypłaty zaliczki na konto bankowe, wystawione przez pracownika Działu Nauki, realizowane jest przez Dział Finansowy z jednotygodniowym wyprzedzeniem przed datą wyjazdu. Natomiast przekazanie zlecenia wypłaty zaliczki w gotówce w banku wymaga minimum dwutygodniowego wyprzedzenia, aby bank mógł przygotować gotówkę w obcej walucie. Wyjeżdżający może zgłosić się po odbiór gotówki w banku z wyprzedzeniem około jednego tygodnia przed planowanym wyjazdem.

W przypadku, gdy Wyjeżdżający nie złożył wniosku o wypłacenie zaliczki lub wniosek o wypłacenie zaliczki wpłynął do Działu Nauki po wymaganym terminie (minimum 14 dni przed wyjazdem), należne mu diety zostaną wypłacone po powrocie z wyjazdu, na podstawie rozliczenia wyjazdu zagranicznego.

 

Podróż

1. Samodzielny zakup biletów - refundacja:

Wyjeżdżający może dokonać samodzielnie zakupu biletu lotniczego, kolejowego lub autokarowego w biurze podróży lub bezpośrednio u przewoźnika. UMK dokonuje refundacji poniesionych kosztów po realizacji podróży na podstawie imiennej faktury wystawionej na osobę wyjeżdżającą (tzw. faktura na osobę fizyczną). Uwaga! Dane UMK, tj. nazwa, adres, czy nr NIP na fakturze imiennej na osobę fizyczną są niedopuszczalne.

2. Zakup biletów za pośrednictwem UMK:

Kolejność procedowania zakupu biletu przez UMK:

1. Wyjeżdżający zobowiązany jest dołączyć do wniosku o wyjazd za granicę Zamówienie na zakup biletu.

2. Wyjeżdżający ustala mailowo lub telefonicznie, czy do Działu Nauki (Anna Niemcewicz / Jowita Konrad / Alicja Roszkowska) wpłynął wniosek o wyjazd zagraniczny, zamówienie na zakup biletu oraz zapotrzebowanie do realizacji w XPrimer.

3. Wyjeżdżający kontaktuje się z biurem podróży, gdzie dokonuje rezerwacji biletu zgodnie z danymi podanymi we wniosku i w zamówieniu na zakup biletu.

4. Biuro podroży przesyła ofertę zakupu biletu na adresy mailowe pracowników Działu Nauki: anna.niemcewicz@umk.pljowita.konrad@umk.pl i alicja.roszkowska@umk.pl.

5. Jeśli biuro podróży nie jest w stanie wykupić biletu dla danej osoby wyjeżdżającej w ramach podanego limitu, Dział Nauki informuje o tym zainteresowanego. W takim przypadku Wyjeżdżający powinien wystąpić do dysponenta środków o zwiększenie limitu na zakup biletu i wymagane jest złożenie dodatkowej rezerwacji środków w systemie XPRIMER.

6. Po pozytywnej weryfikacji oferty na zakup biletu, Dział Nauki zleca sprzedaż biletu przez biuro podróży, z jednoczesną prośbą o wystawienie faktury dla UMK.

7. Biuro podróży przesyła fakturę w celu jej opłacenia przez UMK do Działu Nauki, a zakupione bilety do osoby Wyjeżdżającej.

 

Informujemy, że:

1. koszty dojazdu z Torunia do lotniska lub dworca kolejowego rozliczane są w ramach delegacji krajowych na wydziałach, a jednostką realizującą zapotrzebowania w XPRIMER jest JEDNOSTKA DELEGUJĄCA (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej);

2. koszty podróży zagranicznej samochodem prywatnym rozliczane są przez JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) - zapotrzebowania w XPRIMER na koszty kilometrówek międzynarodowych należy składać odrębnie od pozostałych kosztów podróży, wskazując jako jednostkę realizującą JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej).

Więcej informacji o refundacji kosztów podróży samochodem prywatnym znajduje się na dole strony, w sekcji "Informacje pozostałe".

 

 

Pobyt

Aktualnie obowiązujące stawki diet przy wyjazdach zagranicznych podane są na odrębnej stronie. (link do stawek diet: "Diety i limity na noclegi wg rachunku"). Kwotę diety zmniejsza się odpowiednio o koszt zapewnionego bezpłatnie wyżywienia i/lub koszt posiłków wliczonych w cenę noclegów lub udziału w konferencji (zgodnie z ceną wykazaną na fakturze za nocleg/konferencję lub procentowo, jeśli cena posiłków nie jest wyszczególniona):

  • śniadanie - 15% diety
  • obiad - 30% diety
  • kolacja - 30% diety

Wyjeżdżający ma obowiązek poinformować o posiłkach, które powinny pomniejszyć wartość naliczonych w rozliczeniu wyjazdu diet pobytowych.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej fakturą imienną na osobę fizyczną. Uwaga! Dane UMK, tj. nazwa, adres, czy nr NIP na fakturze imiennej na osobę fizyczną są niedopuszczalne. Zwrot kosztów zakwaterowania jest możliwy w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach. Informacja o aktualnych stawkach limitów znajduje się na stronie internetowej UMK (link: "Diety i limity na noclegi wg rachunku"). Jeżeli pracownik nie przedstawi faktury za nocleg, może otrzymać ryczałt w wysokości 25% maksymalnego limitu. Ryczałt na nocleg nie przysługuje za czas przejazdu. Ryczałt nie przysługuje, gdy UMK lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg, jak również w przypadku, gdy wyjazd finansowany jest ze środków programu międzynarodowego, a kontrakt lub budżet projektu nie przewiduje ryczałtu na ten cel.

 

Konferencje

W przypadku, gdy wyjazd zagraniczny związany jest z odpłatnym udziałem w konferencji, należy podać organizatorowi konferencji następujące dane do wystawienia faktury:

Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu, ul. Gagarina 11, 87-100 Toruń, NIP: PL879 0177 291,

a w opisie usługi powinno być wymienione imię i nazwisko uczestnika konferencji. (Dane te mogą być także podane w języku angielskim: Nicolaus Copernicus University in Toruń, Gagarina 11, 87-100 Toruń / Poland, Tax number/ VAT ID number: PL879 0177 291)

Uczestnik konferencji ma obowiązek zweryfikować poprawność danych na fakturze, zwracając szczególną uwagę na to, czy numer podatkowy (NIP) jest poprzedzony oznaczeniem kraju "PL", a w przypadku zauważenia braków lub błędów, uczestnik konferencji ma prawo i obowiązek ubiegać się o skorygowanie danych na fakturze, zgłaszając niezwłocznie zauważone braki lub błędy do wystawcy faktury.

Pełna nazwa, adres i NIP UMK muszą widnieć na fakturze za udział w konferencji zawsze i niezależnie, czy przedpłata dokonywana jest bezpośrednio z rachunku bankowego UMK przez Dział Finansowy, czy uczestnik konferencji opłaca ją samodzielnie, aby następnie przedłożyć fakturę do rozliczenia kosztów podróży po powrocie (refundacja) - jest to wyjątek pośród dokumentów załączanych do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej, gdyż wszystkie pozostałe koszty wyjazdu opłacone bezpośrednio przez osobę wyjeżdżającą, należy udokumentować na podstawie imiennej faktury na osobę fizyczną (bez danych UMK); np. samodzielny zakup biletów, noclegów i innych niezbędnych usług związanych z odbywaną podróżą zagraniczną.

Wnosząc o dokonanie opłaty konferencyjnej bezpośrednio przez UMK, do wniosku o wyjazd zagraniczny należy dołączyć opisaną fakturę (INVOICE) lub fakturę proforma (PROFORMA INVOICE) wystawioną na:

Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu, ul. Gagarina 11, 87-100 Toruń, NIP: PL8790177291;

lub: Nicolaus Copernicus University in Toruń, Gagarina 11, 87-100 Toruń / Poland, Tax number/ VAT ID number: PL879 0177 291,

z której wynika wysokość opłaty lub dokument wzywający do dokonania opłaty z dokładnymi danymi bankowymi i beneficjenta. W przypadku przedstawienia faktury PROFORMA pracownik jest zobowiązany do przedłożenia Oświadczenia (do rachunku typu PROFORMA), a do rozliczenia wyjazdu, pracownik zobowiązany jest po powrocie przedstawić ORYGINAŁ faktury, pod rygorem zwrotu wcześniej przelanej przez UMK kwoty.

Elementy opisu faktury, która ma zostać opłacona przez UMK:

  • Zapis: "Proszę o dokonanie opłaty konferencyjnej przez Dział Finansowy UMK na podstawie niniejszej faktury / faktury proforma* otrzymanej dnia ..............................." (*wpisać właściwe);
  • Faktura dotyczy:
  • Imię i nazwisko: ..........................
  • Jednostka (wydział): ..........................
  • Kraj wyjazdu: ..........................
  • Termin wyjazdu: ..........................
  • Nazwa usługi: opłata konferencyjna
  • Źródło finansowania: ......................... (nazwa źródła finansowania i numer zapotrzebowania w XPrimer)
  • podpis dysponenta środków.

 

Ubezpieczenie

Wyjeżdżający zobowiązany jest do ubezpieczenia się we własnym zakresie, w tym do pozyskania przed wyjazdem Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) to dokument uprawniający do bezpłatnego skorzystania z podstawowej opieki medycznej podczas pobytu za granicą. Wydanie karty EKUZ jest darmowe.

Karta EKUZ jest uznawana w 26 krajach Unii Europejskiej. Są to: Hiszpania, Portugalia, Francja, Niemcy, Włochy, Belgia, Holandia, Dania, Szwecja, Czechy, Słowacja, Litwa, Łotwa, Estonia, Bułgaria, Rumunia, Grecja, Cypr, Malta, Chorwacja, Węgry, Austria, Irlandia, Słowenia, Finlandia, Luksemburg. Poza tym Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego uznawana jest w Szwajcarii, Norwegii, Islandii i Liechtensteinie.

Jeśli pomimo posiadania karty EKUZ, Wyjeżdżający wykupi we własnym zakresie dodatkowe indywidualne ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, rozliczenie kosztów następuje po powrocie na podstawie imiennej polisy obejmującej czas trwania wyjazdu za granicę.

W przypadku, gdy zakupione ubezpieczenie będzie rozszerzone o dodatkowe klauzule, np. dotyczące ubezpieczenia bagażu (czyli tzw. ubezpieczenie majątkowe), i jednocześnie niemożliwe będzie wyodrębnienie jego stawki z łącznej ceny polisy, wówczas na podstawie ustawy o podatku dochodowym, od całej składki ubezpieczeniowej zostanie naliczony podatek dochodowy oraz składka na ubezpieczenie, o którą pomniejsza się pensję Wyjeżdżającego. W przypadku osób niezatrudnionych na UMK należy złożyć OŚWIADCZENIE PODATNIKA DO PIT (dotyczy: studentów i doktorantów).

Informujemy, że UMK zawarło umowę ubezpieczenia dla pracowników UMK wyjeżdżających do krajów, w których nie obowiązuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).

W celu skorzystania z ubezpieczenia UMK, należy przesłać zgłoszenie do p. Barbary Bielickiej: basia24@umk.pl z Działu Administracyjno-Gospodarczego, aby uzyskać dalsze informacje.

Zgłoszenie powinno zawierać:

1. imię i nazwisko;
2. nazwę wydziału;
3. kraj wyjazdu;
4. zakres dat wyjazdu;

Na podstawie podanych danych możliwe będzie obliczenie kwoty na opłacenie składki ubezpieczeniowej, którą należy zarezerwować w systemie XPrimer. Źródłem finansowania składki na ubezpieczenie może być dowolne źródło finansowania z zasobów UMK, oprócz grantów NCN, w których koszt ubezpieczenia bagażu jest niekwalifikowalny.

Rezerwując środki finansowe na ubezpieczenie UMK w XPrimer należy wskazać jako "Jednostkę realizującą": Dział Administracyjno-Gospodarczy, Administracja Centralna w Toruniu.

Skorzystanie z polisy ubezpieczeniowej UMK nie jest obowiązkowe, jednak Wyjeżdżający do kraju, gdzie nie obowiązuje karta EKUZ, który ubezpieczy się we własnym zakresie, traci możliwość refundacji kosztów ubezpieczenia przez UMK.

 

Inne wydatki niezbędne do realizacji podróży

Test Covid-19

Z uwagi na aktualną sytuację epidemiologiczną na świecie, częstym wymogiem do realizacji podróży jest wykonanie testu na obecność koronawirusa. Rozliczenie kosztów testu następuje po powrocie z wyjazdu na podstawie imiennej faktury na osobę fizyczną (bez danych UMK) i bankowego potwierdzenia płatności w PDF. Niezbędne jest także przedłożenie oficjalnej informacji ze strony rządowej/lub regulaminu przewoźnika, z której wynika wymóg wykonania testu.

Wizy

UMK nie pośredniczy w procesie wnioskowania o uzyskanie wizy niezbędnej do realizacji wyjazdu zagranicznego, a rozliczenie kosztów uzyskania wizy następuje po realizacji wyjazdu na podstawie imiennego rachunku na osobę fizyczną (bez danych UMK) i bankowego potwierdzenia płatności w PDF.

 

Rozliczenie

Wyjeżdżający po powrocie z wyjazdu zagranicznego, zobowiązany jest do rozliczenia kosztów wyjazdu w ustawowym terminie 14 dni roboczych. Rozliczenie sprawdza pod względem merytorycznym pracownik Działu Nauki: Anna Niemcewicz, Jowita Konrad lub Alicja Roszkowska. Zapewniamy wsparcie merytoryczne w prawidłowym przygotowaniu rozliczenia.

Zapraszamy od poniedziałku do piątku w godzinach 7:15 - 15:15, do budynku Biblioteki UMK, pokój 100 D, ul. Gagarina 13 w Toruniu.

Diety pobytowe i należne ryczałty rozliczane są na podstawie oświadczenia o okresie pobytu za granicą, informacji o zapewnionych bezpłatnie lub w ramach dokonanej opłaty posiłkach, informacji czy Wyjeżdżający poniósł koszty transferu z lotniska/dworca/portu do miejsca zakwaterowania w miejscowości docelowej za granicą i z powrotem, oraz informacji o tym, czy UMK lub instytucja przyjmująca zapewniła bezpłatny nocleg.

 

Informacje dodatkowe

Wszystkich służbowo wyjeżdżających pracowników, studentów i doktorantów prosimy o zapoznanie się z zasadami finasowania i refundowania kosztów delegacji w Rozporządzeniu MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej: RMPiPS.29.01.2013.pdf.

Anna Niemcewicz, e-mail: anna.niemcewicz@umk.pl

Jowita Konrad, e-mail: jowita.konrad@umk.pl

Alicja Roszkowska, e-mail: alicja.roszkowska@umk.pl

Dział Nauki
ul. Gagarina 13, 87-100 Toruń
budynek Biblioteki UMK, pokój 100 D

tel: +48 56 611 42 29 / 42 85

od poniedziałku do piątku w godzinach 7:15 - 15:15

 

***  Informacje pozostałe ***

 

ZAGRANICZNA PODRÓŻ SŁUŻBOWA PRYWATNYM SAMOCHODEM

- PROCEDURA -

OD DNIA 01.12.2021 ROZLICZANIE KOSZTÓW PODRÓŻY SAMOCHODEM PRYWATNYM PROCEDUJĄ JEDNOSTKI DELEGUJĄCE: DZIEKANATY / SEKRETARIATY

(w związku z wejściem w życie nowego Zarządzenia Rektora UMK Nr 226 z dnia 16 listopada 2021 r.)

 

Informujemy, że w wyjątkowych przypadkach (tj. uzasadnienie ekonomiczne, skrócenie czasu podróży, duży bagaż, brak komunikacji publicznej, lub gdy podróżuje więcej niż jedna osoba delegowana) możliwa jest podróż zagraniczna samochodem prywatnym według zasad określonych w Zarządzeniu nr 226 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 16 listopada 2021 r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.

Zwrot kosztów za przejazd samochodem prywatnym następuje w złotówkach po zrealizowaniu wyjazdu na rachunek bankowy osoby delegowanej na podstawie DOKUMENTU KOSZTOWEGO w XPRIMER (który stanowi EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU), w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów w liczbie nie większej niż wskazana w POLECENIU WYJAZDU SŁUŻBOWEGO, i stawki za jeden kilometr przebiegu w wysokości 100% maksymalnej stawki dla samochodu o danej pojemności silnika, wynikającej z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. z późn. zmianami.

Zgodnie z Dz. U. 2007 nr 201, poz. 1462, stawka za 1 km przedstawia się obecnie następująco, w przypadku:

  • samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm³ – 0,5214 zł
  • samochodu osobowego o pojemności skokowej powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł

 

Kolejność procedowania refundacji kosztów podróży samochodem prywatnym:

  1. Osoba delegowana, przełożony służbowy, lub dysponent środków finansowych wypełnia pierwszą stronę formularza POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO, gdzie w polu “do” wskazana jest planowana trasa przejazdu: np. Toruń - Berlin - Toruń, wraz z ewentualnymi miejscowościami pośrednimi, związanymi z realizacją celu wyjazdu, a w polu “środki lokomocji” należy wpisać “samochód prywatny o pojemności skokowej silnika ………… cm³
  2. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO należy złożyć w dziekanacie / sekretariacie jednostki pod którą podlega osoba delegowana, zwana dalej “JEDNOSTKĄ DELEGUJĄCĄ”.
  3. JEDNOSTKA DELEGUJĄCA wysyła skan pierwszej strony POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO do Działu Zaopatrzenia i Transportu (mgr inż. Jacek Brukarzewicz: jabru@umk.pl) w celu wyliczenia ilości kilometrów po najkorzystniejszej trasie, uwzględniając odległość i czas przejazdu.
  4. Dział Zaopatrzenia i Transportu odpowiada mailowo jednostce delegującej na zapytanie, wpisując w treści maila informację o wyliczonych kilometrach na wnioskowanej trasie, załączając plik PDF z raportem, z którego te wyliczenia wynikają.
  5. Na podstawie informacji z DZiT jednostka delegująca wypełnia drugą stronę POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO i mnoży wskazaną przez DZiT ilość kilometrów przez stawkę za 1 km zgodnie z pojemnością silnika: do 900 cm³ = 0,5214 zł, a powyżej 900 cm³ = 0,8358 zł.
  6. Jednostka delegująca przedkłada wypełnione POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO do akceptacji przełożonego służbowego, którym jest osoba wskazana w § 20 Regulaminu Organizacyjnego UMK (Biuletyn Prawny UMK z 2021 r., poz. 346 - OBWIESZCZENIE 5/2021/346 w sprawie tekstu jednolitego Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu)
  7. Skan zaakceptowanego POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO należy załączyć do zapotrzebowania złożonego w XPRIMER, gdzie jako JEDNOSTKĘ REALIZUJĄCĄ należy wskazać JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat).
  8. Przed wyjazdem należy sporządzić UMOWĘ, zgodną z treścią POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO, której wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia nr 226 Rektora UMK z dnia 16.11.2021 r.. Umowę z osobą delegowaną zawiera przełożony służbowy wskazany w § 5 tego zarządzenia.
  9. Osoba delegowana podczas wyjazdu prowadzi EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 226 Rektora UMK z dnia 16.11.2021 r.
  10. Osoba delegowana przekazuje EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU niezwłocznie po powrocie z wyjazdu do JEDNOSTKI DELEGUJĄCEJ w celu opisania dokumentu. Opis na odwrocie EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU powinien zawierać następujące informacje:  
    Imię i nazwisko delegowanego: ..........................
    Jednostka (wydział): ..........................
    Kraj wyjazdu: ..........................
    Termin wyjazdu od - do: ..........................
    Nazwa usługi / dotyczy: kilometrówka: ilość kilometrów x stawka za 1 km = kwota do wypłaty w PLN
    Kwota do wypłaty słownie: ..........................
    Przelew / zwrot na ROR osoby delegowanej w PLN: .......................... (numer konta bankowego)
    Źródło finansowania: ......................... (nazwa źródła finansowania i numer zapotrzebowania w XPRIMER oraz wydruk raportu ze wskazanego zapotrzebowania z XPRIMER). 
    Osoba opisująca EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU podpisuje się z adnotacją: „Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ……………………..”
  11. Nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU należy wprowadzić do systemu XPRIMER jako DOKUMENT KOSZTOWY do wcześniej założonego zapotrzebowania, gdzie następuje akceptacja DOKUMENTU KOSZTOWEGO przez dysponenta środków.
  12. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO, mail z DZiT wraz z załączonym RAPORTEM, oraz EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU należy przekazać w formie papierowej do Działu Finansowego lub odpowiednio do Działu Księgowości w zależności od źródła finansowania i/lub załączyć do założonego wcześniej zapotrzebowania w XPRIMER.

 

Zgodnie z § 17, pkt. 4. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 167); ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą (tzw. dieta dojazdowa) nie przysługuje, jeżeli osoba delegowana odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem. W związku z tym należy poinformować Dział Nauki; który rozlicza diety i ryczałty przy podróżach zagranicznych, o odbywaniu służbowej podróży zagranicznej samochodem wpisując tą informację we wniosku o wyjazd zagraniczny w polu “ŚRODEK TRANSPORTU”: SAMOCHÓD PRYWATNY - ROZLICZA JEDNOSTKA DELEGUJĄCA” (dziekanat / sekretariat).