Podróż samochodem prywatnym

ZAGRANICZNA PODRÓŻ SŁUŻBOWA SAMOCHODEM PRYWATNYM

Rozliczanie kosztów podróży zagranicznej samochodem prywatnym procedują jednostki delegujące: DZIEKANATY / SEKRETARIATY na podstawie Zarządzenia Rektora UMK w Toruniu Nr 1 z dnia 1 stycznia 2026 r.

Link: Mailowa informacja o zmianach od stycznia 2026 wysłana w dniu 15.12.2025.

Pracownicy, doktoranci, studenci oraz osoby wykonujące na rzecz Uniwersytetu prace w ramach umowy cywilno-prawnej, mogą wykorzystywać samochody prywatne (niebędące własnością Uniwersytetu) dla potrzeb realizacji zadań służbowych przy spełnieniu wymogów i warunków określonych w § 2, punkt 2 i 3 ZR.1.2026 na podstawie polecenia wyjazdu służbowego (załącznik do ZR.90.2020 z dnia 30.04.2020), po akceptacji wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do ZR.1.2026. Wniosek procedowany jest w systemie EZD. (Instrukcja procedowania wniosku w EZD)

Zgody udziela odpowiednia osoba wskazana w ZR.1.2026 w § 6, punkt 2.

Przed uzyskaniem zgody odpowiedniego przełożonego należy uzyskać zgodę dysponenta środków, jeśli jest nim inna osoba niż przełożony wskazany w ZR.1.2026 w § 6, punkt 2.

Decyzja o wykorzystaniu samochodu prywatnego do realizacji podróży służbowej może być podjęta w szczególności, gdy:

  • jest to uzasadnione ekonomicznie;
  • skróci czas podróży;
  • zabierany jest duży bagaż;
  • brakuje dogodnej komunikacji publicznej;
  • lub gdy podróżuje więcej niż jedna osoba delegowana.

Podróż samochodem prywatnym i jej rozliczenie odbywają się na podstawie:

  1. POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO wystawionego zgodnie z Zarządzeniem Rektora UMK w Toruniu Nr 90 z dnia 30 kwietnia 2020 r.(dot. delegacji krajowych) określające szacowaną liczbę kilometrów dla najkorzystniejszej trasy, z uwzględnieniem odległości i czasu przejazdu (należy podać trasę tam i z powrotem oraz dojazdy w miejscu docelowym, jeśli występują).
  2. Zgoda na wykorzystanie samochodu prywatnego do jazd zamiejscowych udzielana jest poprzez akceptację WNIOSKU W SYSTEMIE EZD przez osoby wskazane w § 6, punkt 2, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. Zaakceptowany w EZD wniosek, stanowi załącznik do zapotrzebowania (dokumentu kosztowego) rejestrowanego w systemie XPRIMER, gdzie jako JEDNOSTKĘ REALIZUJĄCĄ należy wskazać JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ: dziekanat / sekretariat.
  3. EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU (według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia), potwierdzoną przez dysponenta środków w systemie XPRIMER.
  4. Dodatkowe wydatki (poza ryczałtem na kilometry wykazane w ewidencji przebiegu pojazdu) wymagają udokumentowania zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o rachunkowości, ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.) oraz zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu Nr 90 Rektora UMK z dnia 30 kwietnia 2020 r. w sprawie zasad rozliczania kosztów związanych z krajowymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami UMK w Toruniu (Biuletyn Prawny UMK z 2020 r., poz. 165)

(INFORMACJA: zapotrzebowanie na koszty "kilometrówki" zakłada się odrębnie od zapotrzebowania na pozostałe koszty wyjazdu zagranicznego -> link: https://www.umk.pl/wspolpraca/wyjazdy/xprimer/)

 

Od 1 stycznia 2026 nie ma wymogu zawarcia umowy w przypadku jazd zamiejscowych.

 

§ 4 ZR nr 1 z dnia 1 stycznia 2026 r.

  1. Korzystającemu przysługuje zwrot kosztów używania samochodu prywatnego w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, która wynosi: 
    • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł;
    • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł.
  2. Podstawą zwrotu kosztów jest liczba faktycznie przejechanych kilometrów, udokumentowana ewidencją przebiegu pojazdu, nie wyższa jednak niż liczba kilometrów zatwierdzona w poleceniu wyjazdu (dla jazd zamiejscowych).

 

Komplet dokumentów:

  1. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO,
  2. WNIOSEK ZAAKCEPTOWANY W SYSTEMIE EZD (Instrukcja procedowania wniosku w EZD)
  3. EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU,
  4. Ewentualne dodatkowe udokumentowane wydatki (poza ryczałtem na kilometry wykazane w ewidencji przebiegu pojazdu),
  5. RAPORT z obiegu zapotrzebowania w systemie XPRIMER;

należy przekazać w formie papierowej do SEKCJI ROZLICZEŃ MOBILNOŚCI, ul. Gagarina 13, 87-100 Toruń, budynek Biblioteki Uniwersyteckiej, pokój 100 D.

 

Zgodnie z § 17, pkt. 4. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 167); ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą (tzw. dieta dojazdowa) nie przysługuje, jeżeli osoba delegowana odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem. W związku z tym należy poinformować Sekcję Rozliczeń Mobilności, Dział Międzynarodowych Partnerstw i Mobilności Edukacyjnej; który rozlicza diety i ryczałty przy podróżach zagranicznych, o odbywaniu służbowej podróży zagranicznej samochodem wpisując tą informację we "Wniosku o wyjazd zagraniczny" w polu “ŚRODEK TRANSPORTU”: SAMOCHÓD PRYWATNY - ROZLICZA JEDNOSTKA DELEGUJĄCA” (dziekanat / sekretariat).