ZAGRANICZNA PODRÓŻ SŁUŻBOWA SAMOCHODEM PRYWATNYM
na podstawie Zarządzenia Rektora UMK w Toruniu Nr 9 z dnia 16 stycznia 2023 r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu
(ROZLICZANIE KOSZTÓW PODRÓŻY SAMOCHODEM PRYWATNYM PROCEDUJĄ JEDNOSTKI DELEGUJĄCE: DZIEKANATY / SEKRETARIATY)
Pracownicy, doktoranci, studenci oraz osoby wykonujące na rzecz Uniwersytetu prace w ramach umowy cywilno-prawnej, mogą wykorzystywać samochody prywatne (niebędące własnością Uniwersytetu) dla potrzeb realizacji zadań służbowych.
Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych jest możliwe po zawarciu z Uniwersytetem UMOWY (zał. nr 1 do ZR Nr 9 z 16.01.2023), przy spełnieniu wymogów określonych w § 2 w Zarządzeniu Rektora UMK w Toruniu Nr 9 z dnia 16 stycznia 2023 r.
Decyzja o wykorzystaniu samochodu prywatnego do realizacji podróży służbowej może być podjęta w szczególności, gdy:
- jest to uzasadnione ekonomicznie;
- skróci czas podróży;
- zabierany jest duży bagaż;
- brakuje dogodnej komunikacji publicznej;
- lub gdy podróżuje więcej niż jedna osoba delegowana.
Podróż samochodem prywatnym odbywa się na podstawie POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO wystawionego zgodnie z Zarządzeniem Rektora UMK w Toruniu Nr 90 z dnia 30 kwietnia 2020 r. (dot. delegacji krajowych) zawierającego dodatkowo liczbę kilometrów po najkorzystniejszej trasie, uwzględniając odległość i czas przejazdu (należy podać trasę tam i z powrotem oraz dojazdy w miejscu docelowym, jeśli występują). Zgodnie z § 2, punkt 2, ZR Nr 15 z dnia 12 lutego 2019 r. liczba kilometrów na planowanej trasie powinna zostać obliczona przez Dział Zaopatrzenia i Transportu (dzt@umk.pl)
POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO zatwierdza przełożony wskazany w § 20 Regulaminu Organizacyjnego UMK (Biuletyn Prawny UMK z 2021 r., poz. 346 - OBWIESZCZENIE 5/2021/346 w sprawie tekstu jednolitego Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu)
UMOWĘ z korzystającym z samochodu prywatnego zawiera osoba wskazana w § 5 ZR Nr 9 z 16.01.2023.
Skan zaakceptowanego POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO stanowi załącznik do zapotrzebowania złożonego w systemie XPRIMER, gdzie jako JEDNOSTKĘ REALIZUJĄCĄ należy wskazać JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ: dziekanat / sekretariat.
(INFORMACJA: zapotrzebowanie na koszty "kilometrówki" zakłada się odrębnie od zapotrzebowania na pozostałe koszty wyjazdu zagranicznego -> link: https://www.umk.pl/wspolpraca/wyjazdy/xprimer/)
§ 6 ZR nr 9 z dnia 16 stycznia 2023 r.
1. Korzystającemu przysługuje zwrot kosztów za przejazd w podróży w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów, w liczbie nie większej niż wskazana w poleceniu wyjazdu służbowego, i stawki za jeden kilometr przebiegu, w wysokości:
- 1) dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,70 zł;
- 2) dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,00 zł.
2. Podstawą zwrotu kosztów przejazdu jest przedstawienie rozliczenia kosztów podróży w formie ustalonej przepisami o podróżach służbowych oraz ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez Korzystającego według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia i potwierdzonej przez dysponenta środków na etapie akceptacji dokumentu kosztowego w systemie XPRIMER.
3. W przypadku, gdy wskazana w ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 2, liczba faktycznie przejechanych kilometrów jest niższa od liczby kilometrów określonej w poleceniu wyjazdu służbowego i umowie, zwrot kosztów przejazdu jest rozliczany z uwzględnieniem faktycznej liczby kilometrów.
4. W przypadku, gdy wskazana w ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 2, liczba faktycznie przejechanych kilometrów jest wyższa od liczby kilometrów określonej w poleceniu wyjazdu służbowego i umowie, zwrot kosztów przejazdu jest rozliczany z uwzględnieniem liczby kilometrów wskazanej w poleceniu wyjazdu służbowego i umowie.
5. Wydatki związane z podróżą służbową niemające charakteru ryczałtowego wymagają udokumentowania w sposób przewidziany przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217), ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685 z późn. zm.), przepisami regulującymi zasady odbywania podróży służbowych oraz zgodnie z zarządzeniem Nr 90 Rektora UMK z dnia 30 kwietnia 2020 r. w sprawie zasad rozliczania kosztów związanych z krajowymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu (Biuletyn Prawny UMK z 2020 r., poz. 165).
Kolejność procedowania refundacji kosztów podróży samochodem prywatnym:
- Osoba delegowana, przełożony służbowy, lub dysponent środków finansowych wypełnia pierwszą stronę formularza POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO, gdzie w polu “do” wskazana jest planowana trasa przejazdu: np. Toruń - Berlin - Toruń, wraz z ewentualnymi miejscowościami pośrednimi, związanymi z realizacją celu wyjazdu (należy podać trasę tam i z powrotem oraz dojazdy w miejscu docelowym, jeśli występują), a w polu “środki lokomocji” należy wpisać “samochód prywatny o pojemności skokowej silnika ………… cm³”
- POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO należy złożyć w dziekanacie / sekretariacie jednostki pod którą podlega osoba delegowana, zwana dalej “JEDNOSTKĄ DELEGUJĄCĄ”.
- JEDNOSTKA DELEGUJĄCA wysyła skan pierwszej strony POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO do Działu Zaopatrzenia i Transportu (dzt@umk.pl) w celu wyliczenia ilości kilometrów po najkorzystniejszej trasie, uwzględniając odległość i czas przejazdu.
- Dział Zaopatrzenia i Transportu odpowiada mailowo jednostce delegującej na zapytanie, wpisując w treści maila informację o wyliczonych kilometrach na wnioskowanej trasie, załączając do maila plik PDF z raportem, z którego te wyliczenia wynikają.
- Na podstawie informacji z DZiT jednostka delegująca wypełnia drugą stronę POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO i mnoży wskazaną przez DZiT ilość kilometrów przez stawkę za 1 km zgodnie z pojemnością silnika: do 900 cm³ = 0,70 zł, a powyżej 900 cm³ = 1 zł.
- Jednostka delegująca przedkłada wypełnione POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO do akceptacji przełożonego służbowego, którym jest osoba wskazana w § 20 Regulaminu Organizacyjnego UMK (Biuletyn Prawny UMK z 2021 r., poz. 346 - OBWIESZCZENIE 5/2021/346 w sprawie tekstu jednolitego Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu)
- Skan zaakceptowanego POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO należy załączyć do zapotrzebowania złożonego w XPRIMER, gdzie jako JEDNOSTKĘ REALIZUJĄCĄ należy wskazać JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat) - zapotrzebowanie na koszty "kilometrówki" zakłada się odrębnie od zapotrzebowania na pozostałe koszty wyjazdu zagranicznego.
- Przed wyjazdem należy sporządzić UMOWĘ, zgodną z treścią POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO, której wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia nr 9 Rektora UMK z dnia 16 stycznia 2023 r. Umowę z osobą delegowaną zawiera przełożony służbowy wskazany w § 5 tego zarządzenia.
- Osoba delegowana podczas wyjazdu prowadzi EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 9 Rektora UMK z dnia 16 stycznia 2023 r.
- Osoba delegowana przekazuje EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU niezwłocznie po powrocie z wyjazdu do JEDNOSTKI DELEGUJĄCEJ w celu opisania dokumentu. Opis na odwrocie EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU powinien zawierać następujące informacje:
Imię i nazwisko delegowanego: ..........................
Jednostka (wydział): ..........................
Kraj wyjazdu: ..........................
Termin wyjazdu od - do: ..........................
Nazwa usługi / dotyczy: kilometrówka: ilość kilometrów x stawka za 1 km = kwota do wypłaty w PLN
Kwota do wypłaty słownie: ..........................
Przelew / zwrot na ROR osoby delegowanej w PLN: .......................... (numer konta bankowego)
Źródło finansowania: ......................... (nazwa źródła finansowania i numer zapotrzebowania w XPRIMER)
Osoba opisująca EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU podpisuje się z adnotacją: „Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ……………………..” - Nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU należy wprowadzić do systemu XPRIMER jako DOKUMENT KOSZTOWY do wcześniej założonego zapotrzebowania, gdzie następuje akceptacja DOKUMENTU KOSZTOWEGO przez dysponenta środków. (Uwaga! Aktualnie ze względów technicznych nie można wprowadzić EWIDENCJI do XPrimer jako Dokument Kosztowy - zwrot procedowany jest na podstawie dokumentu papierowego)
- Komplet dokumentów:
- POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO,
- Informację z DZiT z ilością kilometrów na deklarowanej trasie,
- UMOWĘ o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych,
- EWIDENCJĘ PRZEBIEGU POJAZDU,
- RAPORT z obiegu zapotrzebowania w systemie XPRIMER;
należy przekazać w formie papierowej do Działu Nauki UMK, ul. Gagarina 13, 87-100 Toruń, budynek Biblioteki Uniwersyteckiej, pokój 100 D.
Zgodnie z § 17, pkt. 4. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 167); ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą (tzw. dieta dojazdowa) nie przysługuje, jeżeli osoba delegowana odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem. W związku z tym należy poinformować Dział Nauki; który rozlicza diety i ryczałty przy podróżach zagranicznych, o odbywaniu służbowej podróży zagranicznej samochodem wpisując tą informację we wniosku o wyjazd zagraniczny w polu “ŚRODEK TRANSPORTU”: SAMOCHÓD PRYWATNY - ROZLICZA JEDNOSTKA DELEGUJĄCA” (dziekanat / sekretariat).