INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU ANULOWANIA WYJAZDU ZAGRANICZNEGO
- W pierwszej kolejności należy poinformować Dział Nauki o anulowaniu wyjazdu, powodach anulowania i kosztach jakie zostały poniesione w związku z planowanym wyjazdem.
- Następnie należy zwrócić się do organizatorów wydarzenia, linii lotniczych, hoteli itp.:
- poinformować o anulowaniu wyjazdu,
- zwrócić się o zwrot poniesionych wydatków, a następnie
- zwrócić się o wystawienie faktury korygującej na uprzednio poniesiony wydatek (opłata konferencyjna, bilety, noclegi itp.).
- Następnie należy zwrócić się do Rektora UMK z pisemnym wnioskiem wypełnionym na formularzu WNIOSEK O ROZLICZENIE ANULOWANEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO o rozliczenie kosztów wyjazdu.
- Po uzyskaniu wymaganych podpisów na wypełnionym wniosku należy go złożyć do Działu Nauki (prosimy o kierowanie dokumentów drogą korespondencyjną, np. pocztą wewnętrzną). Do wniosku należy dołączyć wszelkie dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki, a także wszelkie uzyskane faktury korygujące oraz dokumentację potwierdzającą działania podjęte na rzecz odzyskania poniesionych wydatków.
- Otrzymaną na wyjazd zaliczkę, należy zwrócić na rachunek bankowy Uniwersytetu, z którego zaliczka została wypłacona, w terminie 3 dni od dnia anulowania wyjazdu.W tytule przelewu należy wpisać: „Zwrot zaliczki, wyjazd anulowany, imię i nazwisko, kraj i termin planowanego wyjazdu”.
- W przypadku grantów z Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (NAWA), w sprawie anulowania wyjazdów, przyjazdów, należy skontaktować się z opiekunem grantu na Uniwersytecie, aby ustalić dalszy tok postępowania.
- W przypadku grantów finansowanych z innych źródeł niż NAWA, należy skontaktować się z opiekunem grantu w instytucji finansującej, a następnie z Działem Nauki, aby ustalić dalszy tok postępowania.
Wsparcia merytorycznego w zakresie obsługi zagranicznych wyjazdów służbowych udzielają pracownicy Działu Nauki:
Anna Niemcewicz, e-mail: anna.niemcewicz@umk.pl
Jowita Konrad, e-mail: jowita.konrad@umk.pl
Alicja Roszkowska, e-mail: alicja.roszkowska@umk.pl
Umów się na spotkanie: https://www.umk.pl/formularze/rejestracja_dn/
Dział Nauki
ul. Gagarina 13, 87-100 Toruń
budynek Biblioteki UMK, pokój 100 D
tel: +48 56 611 42 29 / 42 85