Zarządzenie Nr 138 Rektora UMK z dnia 19 października 2011r. dotyczące zmiany zarządzenia nr 64 Rektora UMK z dnia 30 czerwca 2008r. w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Uniwersytetu

Zarządzenie Nr 98 Rektora UMK z dnia z dnia 26 września 2008r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością Uniwersytetu.

Z dniem 2 listopada 2011r. w zarządzeniu nr 64 Rektora UMK z dnia 30 czerwca 2008r. w sprawie zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi podróżami pracowników, doktorantów i studentów oraz osób niebędących pracownikami Uniwersytetu wprowadza się następujące zmiany:

W §1 otrzymuje brzmienie:

1. Wyjazdy za granicę mogą odbywać pracownicy, doktoranci i studenci wramach skierowań udzielonych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz w celu realizacji innych zadań Uniwersytetu Mikołaja Kopernika.

2. Wyjazdy, o których mowa w ust. 1 realizowane są w celu:
   1. prowadzenia badań naukowych,
   2. prowadzenia działalności dydaktycznej,
   3. szkoleniowym na:
      1. odbycie części studiów pierwszego lub drugiego stopnia albo jednolitych studiów magisterskich,
      2. studia doktoranckie, podyplomowe,
      3. staże językowe i inne kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe,
      4. praktyki zawodowe.
3. Wyjazdy, o których mowa w ust. 2 pkt 1-2 realizowane są w szczególności w celu udziału w kongresach, konferencjach, sympozjach, warsztatach itp.
4. Decyzje w sprawach wyjazdów podejmują:
   1. rektor w stosunku do prorektorów, kierowników podstawowych jednostek organizacyjnych (dziekanów) i kanclerza,
   2. odpowiedni prorektor, wyznaczony przez rektora, w stosunku do wszystkich pracowników, w tym nauczycieli akademickich oraz doktorantów i studentów, o ile przepisy szczególnie nie określają kompetencji rektora, wyjeżdżających za granicę na okres powyżej 1-ego miesiąca,
   3. odpowiedni prorektor, wyznaczony przez rektora, w stosunku do:
      1. kierowników międzywydziałowych i ogólnouczelnianych jednostek organizacyjnych oraz nauczycieli akademickich zatrudnionych w tych jednostkach wyjeżdżających za granicę na okres do 1-ego miesiąca,
      2. pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, poza wymienionymi w pkt. 4, wyjeżdżających za granicę na okres do 1-ego miesiąca,
   4. kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej (dziekan) w stosunku do pracowników zatrudnionych w tej jednostce oraz doktorantów i studentów wyjeżdżających za granicę na okres do 1-ego miesiąca.
5. Wyjeżdżający składa w Dziale Współpracy z Zagranicą zaakceptowany przez właściwego przełożonego wniosek wyjazdowy zawierający w szczególności:
   1. cel i uzasadnienie wyjazdu,
   2. termin wyjazdu,
   3. instytucję przyjmującą lub organizującą kongres, konferencję, sympozjum, warsztaty, szkolenie itp.
   4. źródło finansowania,
   5. wysokość przyznanych świadczeń.

We wniosku prosimy o wskazanie jakie świadczenia mamy przygotować w Dziale Współpracy z Zagranicą, np.:

• wypłata diet pobytowych, ewentualnej diety dojazdowej,
• wypłata diet hotelowych,
• wykupienie biletu,
• dokonanie przedpłaty (np. opłaty konferencyjnej, depozytu hotelowego itp.).

Zaliczki będą wypłacane po wypełnieniu ( załącznika nr 2 ).

Podróż
W przypadku finansowania kosztów podróży przez UMK prosimy o sprecyzowanie na jaki środek transportu i na jakiej trasie należy wykupić bilet. Sugerujemy by Państwo sami dokonali rezerwacji w biurze podróży. Pozwoli to Państwu wybrać najdogodniejszą trasę i porę wyjazdu. Prosimy o poinformowanie nas o dokonanej rezerwacji. Koszty dojazdu z Torunia do lotniska lub pociągu międzynarodowego pokrywane są w ramach delegacji krajowych rozliczanych w instytutach.

Informujemy, że w wyjątkowych przypadkach na wniosek zainteresowanych osób istnieje możliwość sfinansowania podróży własnym samochodem na zasadzie kilometrówki. Zarządzenie nr 98 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 26 września 2008r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością Uniwersytetu, z późn. zm. Zwrot następuje w złotówkach po zrealizowaniu wyjazdu. Przy podróży samochodem przysługuje dieta dojazdowa w wymiarze 50% diety pobytowej.

Biura podróży
współpracujące z UMK:

• Agencja Turystyczna "KOMPAS" (bilety lotnicze, autobusowe, promowe, kolejowe krajowe i międzynarodowe, wizy)
  ul. Kopernika 5
  tel. 621-04-29, tel/fax 621-00-16, 621-05-87
• BP "NOVA TRAVEL" (bilety lotnicze, promowe, autobusowe)
  ul. Szczytna 19
  tel: 621-02-70, 652-25-64, fax: 622-32-97
• BP "RAINBOW TOURS" (bilety lotnicze, promowe, autobusowe, rezerwacja hoteli, wizy)
• ul. Mostowa 25
• tel. 56 658 42 23-24 fax. 56 658 42 25
  

Płatności dokonywane są na podstawie faktur VAT w formie przelewów.

Pobyt
Aktualnie obowiązujące stawki diet przy wyjazdach zagranicznych podane są na odrębnej stronie.

Koszty noclegów rozlicza się na podstawie rachunków w ramach obowiązujących limitów ustalonych na dany kraj przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (DzU. Nr 271, poz. 2687) W uzasadnionych przypadkach noclegi można rozliczać na zasadach ryczałtu, bez przedkładania rachunków. W takim przypadku wysokość ryczałtu wynosi 25% diety hotelowej.

Konferencje

W przypadku konieczności dokonania przedpłaty opłaty konferencyjnej należy dołączyć rachunek (INVOICE) lub rachunek proforma (PROFORMA INVOICE) wystawiony na Uniwersytet Mikołaja Kopernika, ul Gagarina 11, 87-100 Toruń, NIP: PL 8790177291, z którego wynika wysokość opłat lub dokument wzywający do dokonania opłaty z dokładnymi danymi bankowymi i beneficjenta. W ostatnim przypadku pracownik zobowiązany jest po powrocie przedstawić oryginał rachunku pod rygorem zwrotu wcześniej przelanej kwoty. Pracownik jest zobowiązany do podpisania oświadczenia zgodnie ze wzorem określonym w  załączniku nr 1.

Ubezpieczenie

Przy wyjazdach zagranicznych obowiązuje indywidualne ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.

Koszty wykupionej polisy można pokryć z tego samego funduszu, z którego opłacana jest podróż, na podstawie przedłożonego rachunku wystawionego na UMK. Ubezpieczenie nie może być finansowane z grantów MNiSW. Składka ubezpieczenia refundowana przez pracodawcę będzie stanowiła u pracownika przychód ze stosunku pracy.

Rachunki
Co do zasady wszelkich płatności DWZ dokonuje w formie przelewów.

Jeżeli jednak zdarzy się że dokonują Państwo opłaty gotówką, to prosimy pamiętać, że rozliczone mogą być tylko prawidłowo wystawione rachunki, tzn:

• rachunki VAT (nr NIP UMK 879-017-72-91),
• wystawione dla UMK, ul. Gagarina 11 (w treści należy wymienić nazwisko osoby, której rachunek dotyczy),
• z adnotacją: zapłacono gotówką lub kartą kredytową.

Rozliczenie
Po powrocie z wyjazdu zagranicznego, w ustawowym terminie 14 dni roboczych, dokonywane jest rozliczenie pobranych środków. W tym celu zapraszamy Państwa do osobistego odwiedzenia Działu Współpracy z Zagranicą, gdzie następuje wypełnienie i podpisanie odpowiedniego formularza rozliczeniowego oraz ewentualny zwrot gotówki.

Z diet pobytowych rozliczają się Państwo na podstawie oświadczenia o okresie pobytu za granicą. Podobnie jak w rozliczeniach krajowych dieta przysługuje na okres doby, po 12 godz. od przekroczenia granicy Polski.

Z diet hotelowych należy się rozliczyć rachunkami (ewent. rozliczenie następuje w postaci ryczałtu).

Sprawozdanie
Dział Współpracy z Zagranicą nie zbiera sprawozdań merytorycznych z wyjazdów zagranicznych. Sprawozdania takie należy składać w instytutach lub na wydziałach, jeżeli wymagają tego odpowiednie władze.

 strona do druku