Universitas Nicolai Copernici - Toruń

Strona główna

Nasza Uczelnia

Rekrutacja

Studenci

Pracownicy

Oferty pracy

Absolwenci

Kształcenie

Badania naukowe

Współpraca międzynarodowa

Usługi i sprzedaż nieruchomości

Przewodnik

Media UMK

Zamówienia publiczne


Aktualności
UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA



Adres UMK   Redakcja   Odwiedź Toruń   English version   Uniwersytet A-Z   

Wyjazdy zagraniczne - Procedura

Zarządzenie Nr 68 Rektora UMK z dnia 14 kwietnia 2014r. w sprawie wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.

Zarządzenie Nr 98 Rektora UMK z dnia 26 września 2008r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością Uniwersytetu.

Zarządzenie Nr 103 Rektora UMK z dnia 17 września 2010 r. zmieniające zarządzenie nr 98 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 26 września 2008 r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością Uniwersytetu

Z dniem 14 kwietnia 2014r. w zarządzeniu nr 68 Rektora UMK z dnia 14 kwietnia 2014r. w sprawie wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów wprowadza się następujące zmiany:

W §1 otrzymuje brzmienie:

  1. Wyjazdy za granicę mogą odbywać pracownicy, doktoranci i studenci na podstawie skierowania wystawionego przez właściwy organ w celu realizacji zadań Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, zwanego dalej "Uniwersytetem".
  2. Wyjazdy, o których mowa w ust. 1 realizowane są w celu:
    1. prowadzenia badań naukowych,
    2. prowadzenia działalności dydaktycznej,
    3. szkoleniowym na:
      1. odbycie części studiów pierwszego lub drugiego stopnia albo jednolitych studiów magisterskich,
      2. studia doktoranckie, podyplomowe,
      3. staże językowe i inne kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe,
      4. praktyki zawodowe.
  3. Wyjazdy, o których mowa w ust. 2 pkt 1-2 realizowane są w szczególności w celu udziału w kongresach, konferencjach, sympozjach, warsztatach itp.
  4. Decyzje w sprawach wyjazdów podejmują:
    1. rektor w stosunku do prorektorów, dziekanów i kanclerza,
    2. właściwy prorektor, wyznaczony przez rektora, w stosunku do wszystkich pracowników oraz doktorantów i studentów, o ile przepisy szczególnie nie określają kompetencji rektora, wyjeżdżających za granicę na okres powyżej 1-ego miesiąca,
    3. odpowiedni prorektor, wyznaczony przez rektora, w stosunku do:
      1. kierowników międzywydziałowych i ogólnouczelnianych jednostek organizacyjnych oraz nauczycieli akademickich zatrudnionych w tych jednostkach wyjeżdżających za granicę na okres do 1-ego miesiąca,
      2. pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, poza wymienionymi w pkt. 4, wyjeżdżających za granicę na okres do 1-ego miesiąca,
    4. dziekan w stosunku do pracowników zatrudnionych na wydziale oraz doktorantów i studentów wydziału wyjeżdżających za granicę na okres do 1-ego miesiąca.

Wyjeżdżający składa w Dziale Współpracy z Zagranicą zaakceptowany przez właściwego przełożonego wniosek o wyjazd za granicę co najmniej na 14 dni przed datą planowanego wyjazdu lub wniesienia odpowiednich opłat. Wniosek powinien zawierać w szczególności:

  1. cel i uzasadnienie wyjazdu,
  2. termin wyjazdu,
  3. instytucję przyjmującą lub organizującą kongres, konferencję, sympozjum, warsztaty, szkolenie itp.
  4. źródło finansowania,
  5. wysokość przyznanych świadczeń.

We wniosku prosimy o wskazanie jakie świadczenia mamy przygotować w Dziale Współpracy z Zagranicą, np.:

  • wypłata diet pobytowych, ewentualnej diety dojazdowej,
  • wypłata diet hotelowych,
  • wykupienie biletu,
  • dokonanie przedpłaty (np. opłaty konferencyjnej, depozytu hotelowego itp.).

Zaliczki będą wypłacane po wypełnieniu ( załącznika nr 2).Wypłata zaliczki może nastąpić najwcześniej 5 dni przed datą wyjazdu.

Prosimy określić jakie koszty ponosi strona zapraszająca, a jakie strona polska i z jakiego funduszu (działalność statutowa z podaniem numeru zadania/tematu, grant itp).

Podróż
W przypadku finansowania kosztów podróży przez UMK prosimy o sprecyzowanie na jaki środek transportu i na jakiej trasie należy wykupić bilet. Sugerujemy by Państwo sami dokonali rezerwacji w biurze podróży. Pozwoli to Państwu wybrać najdogodniejszą trasę i porę wyjazdu. Prosimy o poinformowanie nas o dokonanej rezerwacji. Koszty dojazdu z Torunia do lotniska lub pociągu międzynarodowego pokrywane są w ramach delegacji krajowych rozliczanych w instytutach.

Informujemy, że w wyjątkowych przypadkach na wniosek zainteresowanych osób istnieje możliwość sfinansowania podróży własnym samochodem na zasadzie kilometrówki. Zarządzenie nr 98 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 26 września 2008r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością Uniwersytetu, z późn. zm. Zwrot następuje w złotówkach po zrealizowaniu wyjazdu. Przy podróży samochodem nie przysługuje dieta dojazdowa.

Biura podróży
współpracujące z UMK:

  • Agencja Turystyczna "KOMPAS" (bilety lotnicze, autobusowe, promowe, kolejowe krajowe i międzynarodowe, wizy)
    ul. Kopernika 5
    tel. 621-04-29, tel/fax 621-00-16, 621-05-87
  • BP "NOVA TRAVEL" (bilety lotnicze, promowe, autobusowe)
    ul. Podmurna 65/5
    tel: 621-02-70, 652-25-64, fax: 622-32-97
  • BP "RAINBOW TOURS" (bilety lotnicze, promowe, autobusowe, rezerwacja hoteli, wizy)
  • ul. Mostowa 25
  • tel. 56 658 42 23-24 fax. 56 658 42 25

Płatności dokonywane są na podstawie faktur VAT w formie przelewów.

Pobyt
Aktualnie obowiązujące stawki diet przy wyjazdach zagranicznych podane są na odrębnej stronie. Kwotę diety zmniejsza się odpowiednio o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia:

  • śniadanie - 15% diety
  • obiad - 30% diety
  • kolacja - 30% diety

Koszty noclegów rozlicza się na podstawie rachunków w ramach obowiązujących limitów ustalonych na dany kraj przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (DzU. Nr 271, poz. 2687) W uzasadnionych przypadkach noclegi można rozliczać na zasadach ryczałtu, bez przedkładania rachunków. W takim przypadku wysokość ryczałtu wynosi 25% diety hotelowej.

Konferencje

W przypadku konieczności dokonania przedpłaty opłaty konferencyjnej należy dołączyć rachunek (INVOICE) lub rachunek proforma (PROFORMA INVOICE) wystawiony na Uniwersytet Mikołaja Kopernika, ul Gagarina 11, 87-100 Toruń, NIP: PL 8790177291, z którego wynika wysokość opłat lub dokument wzywający do dokonania opłaty z dokładnymi danymi bankowymi i beneficjenta. W ostatnim przypadku pracownik zobowiązany jest po powrocie przedstawić oryginał rachunku pod rygorem zwrotu wcześniej przelanej kwoty. Pracownik jest zobowiązany do podpisania oświadczenia zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1.

Ubezpieczenie

Przy wyjazdach zagranicznych obowiązuje indywidualne ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.

Rachunki
Co do zasady wszelkich płatności DWZ dokonuje w formie przelewów.

Jeżeli jednak zdarzy się że dokonują Państwo opłaty sami, to prosimy pamiętać, że rozliczone mogą być tylko prawidłowo wystawione rachunki, tzn:

  • rachunki VAT (nr NIP UMK: PL 879-017-72-91),
  • wystawione dla UMK, ul. Gagarina 11, 87-100 Toruń (w treści należy wymienić nazwisko osoby, której rachunek dotyczy),
  • z adnotacją: zapłacono gotówką, kartą kredytową lub przelewem.

Rozliczenie
Po powrocie z wyjazdu zagranicznego, w ustawowym terminie 14 dni roboczych, dokonywane jest rozliczenie pobranych środków. W tym celu zapraszamy Państwa do osobistego odwiedzenia Działu Współpracy z Zagranicą, gdzie następuje wypełnienie i podpisanie odpowiedniego formularza rozliczeniowego oraz ewentualny zwrot gotówki.

Z diet pobytowych rozliczają się Państwo na podstawie oświadczenia o okresie pobytu za granicą. Podobnie jak w rozliczeniach krajowych dieta przysługuje na okres doby, po 12 godz. od przekroczenia granicy Polski.

Z diet hotelowych należy się rozliczyć rachunkami (ewentualnie rozliczenie następuje w postaci ryczałtu).

Sprawozdanie
Dział Współpracy z Zagranicą nie zbiera sprawozdań merytorycznych z wyjazdów zagranicznych. Sprawozdania takie należy składać w instytutach lub na wydziałach, jeżeli wymagają tego odpowiednie władze.




Początek strony