Instrukcja dla osób prowadzących centralną ewidencję administratorów oprogramowania komputerów.
Niniejsza instrukcja określa działania, jakie należy prowadzić w jednostkach organizacyjnych UMK (z wyłączeniem Collegium Medicum) w związku z utrzymywaniem danych w centralnej ewidencji administratorów oprogramowania komputerów. Dla Collegium Medicum obowiązuje procedura ustalona przez SSI CM.
Ewidencja jest prowadzona na podstawie zarządzenia nr 54 z dnia 19 lipca 2005 r. Rektora UMK (Biuletyn Prawny UMK Nr 7 z dnia 1 września 2005 r.) przy pomocy programu dostępnego za pośrednictwem strony WWW Uczelnianego Centrum informatycznego (patrz niżej). Wykaz administratorów oprogramowania komputerów, zwanych dalej administratorami oraz komputerów użytkowanych w jednostce utrzymuje w porozumieniu z kierownikiem jednostki osoba prowadząca w jednostce ewidencję środków trwałych. Osoba ta jest w dalszej części tej instrukcji zwana koordynatorem.
Zgodnie z § 6 pkt. 3 zarządzenia Rektora nr 54 z dnia 19 lipca 2005 r., administratorem komputera używanego przez jedną osobę jest osoba używająca ten komputer. Jeżeli komputer jest używany przez więcej niż jedną osobę, to zgodnie z § 6 pkt. 4 ww. zarządzenia administratorem tego komputera jest osoba wskazana przez kierownika jednostki.
Obowiązki i uprawnienia administratora określono w "Karcie obowiązków administratora oprogramowania komputera". Podpisane przez administratora karty należy przechowywać wraz z ewidencją środków trwałych. Administrator jest zobowiązany do utrzymywania ewidencji oprogramowania dla każdego komputera, którym administruje. Karta "Ewidencja oprogramowania komputera" jest stroną tytułową teczki ewidencji oprogramowania, którą należy przechowywać przy komputerze, którego ta ewidencja dotyczy. Odpowiednie karty obowiązków i ewidencji drukuje koordynator korzystając z programu "Baza administratorów" (patrz niżej).
Rezygnacja z uprawnień administratora wymaga uzyskania zgody kierownika jednostki i następuje przez podpisanie przez użytkownika i kierownika jednostki dokumentu "Zrzeczenie się uprawnień administratora oprogramowania komputera". Dokument ten również należy przechowywać wraz z ewidencją środków trwałych. Kierownik jednostki wskazuje administratora dla komputera, którego użytkownik zrezygnował ze swoich uprawnień.
Koordynator wprowadza do bazy danych przy pomocy programu "Baza administratorów" dane administratora (numer PESEL) dla każdego komputera jednostki. Program jest dostępny przy pomocy przeglądarki internetowej (WWW) a dostęp do niego wymaga posiadania pracowniczego konta poczty elektronicznej oraz pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych udzielonego przez kierownika jednostki zgodnie z zarządzeniem nr 58 z dnia 15 grudnia 2004 r. Rektora UMK (Biuletyn Prawny UMK Nr 6 z dnia 29 grudnia 2004 r.) w sprawie ochrony danych osobowych w systemach informatycznych. Upoważnienie należy dostarczyć administratorowi system "Baza administratorów", (p. Danuta Deka, tel. (056) 611-2759). Informacje o już posiadanym koncie można uzyskać telefonicznie pod numerem (056) 611-2736. Sposób uzyskania konta poczty elektronicznej opisano na stronie utrzymywanej przez Uczelniane Centrum Informatyczne.