Zasady finansowania, rozliczania konferencji

Poniżej podajemy zasady związane z finansowaniem i rozliczaniem konferencji naukowych i szkoleń.

1)	Jednostka organizująca konferencję w terminie co najmniej trzech miesięcy przed datą rozpoczęcia konferencji winna złożyć do Kwestury wniosek o otwarcie subkonta, preliminarz (kosztorys) konferencji zatwierdzony przez władze Wydziału oraz wzór karty zgłoszenia;

2)	Planowane w preliminarzu konferencji wpływy powinny pokryć koszty jej organizacji.
W przypadku kiedy jednostka korzysta z dofinansowania, darowizny finansowej lub dotacji, do preliminarza należy dołączyć dokumenty potwierdzające przyznane środki.
Informujemy, że z działalności statutowej i badań własnych nie mogą być finansowane koszty pobytu uczestników konferencji (wyżywienie, zakwaterowanie, koszty podróży);  

3)	W przypadku otrzymania środków finansowych od innych jednostek w ramach reklamy i współorganizacji konferencji, zawierane umowy winny określać sposób rozliczania środków. Podkreśla się, że usługi związane z reklamą, współorganizacją podlegają opodatkowaniu VAT w wysokości 23%. Do dyspozycji organizatorów pozostaje kwota netto (bez VAT);

4)	Organizatorzy konferencji powinni wyznaczyć termin dokonania wpłat z tytułu uczestnictwa w konferencjach co najmniej 1,5 miesiąca przed planowanym terminem konferencji;

5)	Opłaty za uczestnictwo w konferencji winny być uiszczane przelewem bankowym na konto:

Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu
Bank Millennium S.A. w Warszawie
45 1160 2202 0000 0000 3174 8579

	z dopiskiem: Hasło konferencji, imię i nazwisko uczestnika konferencji.
        
      Dodatkowo dla wpłatach z zagranicy należy podać:
       SWIFT: BIG B PL PW
       IBAN: PL45 1160 2202 0000 0000 3174 8579

Na wpłaty dokonane przelewem na konto Uniwersytetu (z pominięciem osób fizycznych) Kwestura wystawia, po otrzymaniu wpłaty, fakturę VAT i wysyła ją do wpłacającego. Fakturę VAT dla osoby fizycznej wystawia się tylko na jej żądanie. Fakturę można wystawić wyłącznie na wpłacającego. 

Uwaga!
Istnieje możliwość dokonywania opłat konferencyjnych za pomocą internetowego serwisu platnosci.pl. Serwis ten umożliwia regulowanie opłat za pomocą karty kredytowej lub przelewu bankowego. Organizatorzy zainteresowani tą usługą powinni podczas rejestrowania konferencji na stronie “http://www.umk.pl/badania/konferencje/” zaznaczyć opcję “Obsługa płatności przez Punkt Płatności UMK”, a następnie skontaktować się z dr Tomaszem Wojciechowskim (tel. 56-611-2739).

6)	Przy dokonywaniu płatności w gotówce, osoba upoważniona przez organizatorów konferencji (pracownik UMK) pobiera w Kwesturze (pokój 104 Rektorat) bloczki kwitariuszy. Kwitariusze są wydawane na wniosek organizatorów konferencji. 
W kwitariuszu należy wpisać nazwę zakładu pracy oraz nazwisko i imię osoby, której uczestnictwo jest finansowane. Gotówkę zebraną na kwitariusze należy w całości  wpłacić  do kasy Kwestury, najlepiej w pierwszym dniu organizacji konferencji. Gotówkę wpłaca się na podstawie niżej podanego wzoru Zestawienia.
Pieczątka	Data	
Zestawienie wpłat gotówkowych tytułem udziału w konferencji ..........................................................
organizowanej przez ...............................................................................................................................
w dniach ............................................................................	
Wpłaty gotówkowe na kwitariusze
od nr ..............................do nr ..............................	
Kwota wpłaty ........................................ ogółem	
(Podpis osoby sporządzającej)	                    (Podpis organizatora)	

Do zestawienia należy dołączyć kopie kwitariuszy.
Wpłatę prosimy zgłosić w pokoju 112 w Rektoracie celem wystawienia faktur VAT.
Wpłaty gotówkowe utrudniają organizację konferencji, w związku z tym prosimy 
o ograniczenie płatności gotówkowych do minimum.
7)	Dla uczestników konferencji, którzy płacą gotówką w DS-ach lub Hotelu Uniwersyteckim za zakwaterowanie, faktury wystawiają odpowiednio domy studenckie lub hotel.  Jeżeli zakwaterowanie jest elementem wpisowego, to fakturę wystawia Kwestura. W takim przypadku w karcie zgłoszenia wyraźnie winno być zaznaczone, że wpisowe obejmuje koszty konferencji, koszty szkolenia, materiałów konferencyjnych, wyżywienia, zakwaterowania itp.

8)	W przypadku gdy uczestnik konferencji, wpółorganizator, firma reklamująca się, wynajmująca stoiska itp. nie dokonali wpłaty na konto UMK, organizatorzy konferencji powinni najpóźniej w ciągu 7 dni od daty zakończenia konferencji zgłosić pisemnie do Kwestury na kogo, na jaką kwotę i za co należy wystawić faktury obciążeniowe. 

9)	Zaleca się, by środki finansowe pozostałe po konferencji zostały wykorzystane w roku następnym po zakończeniu konferencji.
10)	Bliższych informacji w zakresie organizacji konferencji można uzyskać pod numerami telefonów podanych w tabeli, w zakresie podatku VAT pod telefonem 611-42-21.
Wydział	Telefon	
Wydził Filologiczny	56 611 4280	
Wydział Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej		
Wydział Prawa i Administracji		
Wydział Sztuk Pięknych		
Wydział Teologiczny		
Wydział Nauk Pedagogicznych		
Wydział Politologii i Studiów Międzynarodowych		
 	 	
Wydział Chemii	56 611 4280	
Wydział Humanistyczny		
Wydział Matematyki i Informatyki		
Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarządzania		
Wydział Nauk Historycznych		
Wydział Biologii i Ochrony Środowiska		
Wydział Nauk o Ziemi		

Powyższe zasady finansowania i rozliczania konferencji zamieszczono na stronie internetowej UMK pod adresem http://www.umk.pl/badania/.