System rezerwacji sal (SRS) jest aplikacją internetową przeznaczoną do zarządzania planami wszystkich pomieszczeń dydaktycznych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika. Pierwsza ogólnouczelniana wersja systemu została wdrożona w październiku 2006 r. i była z powodzeniem wykorzystywana przez cały miniony rok akademicki. W tym samym czasie w Uniwersyteckim Centrum Nowoczesnych Technologii Nauczania trwały prace nad stworzeniem nowej wersji platformy, z której mogliby korzystać wszyscy pracownicy i studenci UMK. Ostatecznie na początku obecnego roku akademickiego stary system rezerwacji sal został wyłączony, a w jego miejsce wprowadzono nową, bardziej funkcjonalną wersję.

Najważniejsze funkcje aplikacji

W systemie rezerwacji sal można znaleźć dokładne informacje na temat aktualnego obłożenia wszystkich pomieszczeń dydaktycznych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, zarówno w kampusie toruńskim, jak i bydgoskim. Wszystkie wydziały, instytuty oraz pozostałe jednostki Uczelni posiadają swoje odpowiedniki w SRS. Przy każdym z nich znajduje się również lista sal, w których można prowadzić zajęcia dydaktyczne, zawierająca dokładne informacje na temat ich wyposażenia (np. projektor, komputery), przeznaczenia (laboratorium, sala wykładowa etc.) oraz liczby dostępnych miejsc.

Najważniejszą funkcją programu jest możliwość wyświetlania planów zajęć dla poszczególnych pomieszczeń dydaktycznych Uczelni. Grafik każdej sali zawiera szczegółowe informacje o wszystkich realizowanych w niej zajęciach, w tym m.in. nazwiska prowadzących, czasy trwania, typy zajęć (wykłady, ćwiczenia, seminaria etc.) czy też grupy studenckie, których te zajęcia dotyczą. System jest wyposażony w rozbudowany mechanizm wyszukiwania, przy pomocy którego można w łatwy sposób odnajdywać wolne terminy w poszczególnych salach. Dzięki temu, chcąc zarezerwować dostępną salę (np. w trakcie sesji), nie trzeba przeglądać pojedynczo wszystkich pomieszczeń na każdym wydziale, ale można w łatwy sposób przeszukać od razu wybraną jednostkę, a nawet całą Uczelnię.

Oprócz prostego przeglądania rezerwacji można również filtrować plany według grup studenckich oraz nazwisk pracowników. Pierwsza z metod pokazuje szczegółowe grafiki dla kolejnych lat studiów danego wydziału, np. plan semestralny dla drugiego roku matematyki. Druga umożliwia wyświetlanie kompletnych planów dla poszczególnych pracowników Uczelni. Dodatkowo każdy zalogowany pracownik UMK jest automatycznie rozpoznawany przez system, dzięki czemu może w każdej chwili sprawdzić swój grafik, wybierając przycisk "mój plan" znajdujący się w prawym górnym rogu głównego okna aplikacji.

Należy również podkreślić, że wszystkie plany można zapisywać w postaci plików PDF lub drukować - niezależnie od tego, czy są to grafiki sal dydaktycznych, grup studenckich, czy też plany zajęć wybranych pracowników. W szczególności przy pomocy jednego przycisku można wydrukować wszystkie plany zajęć dotyczące całego wydziału.

Korzystanie z aplikacji

Z systemu rezerwacji sal można korzystać przy pomocy dowolnej przeglądarki internetowej. Dostęp do programu jest autoryzowany i wymaga wcześniejszego zalogowania przy pomocy uniwersyteckiego konta pocztowego. Odpowiednie odnośniki znajdują się na stronie UCNTN (http://www.ucntn.umk.pl) oraz w Centralnym Punkcie Logowania UMK (http://login.umk.pl).

Po pomyślnym zalogowaniu do systemu każdy pracownik oraz student uzyskuje automatycznie dostęp do wszystkich omówionych wyżej funkcji. Z myślą o nowych użytkownikach program został wyposażony w bardzo szczegółowy system pomocy, z którego można skorzystać, wybierając przycisk "pomoc" znajdujący się w prawym górnym rogu aplikacji. W pomocy znajduje się przewodnik, który zawiera opisy, zdjęcia oraz filmy szkoleniowe prezentujące krok po kroku obsługę poszczególnych funkcji SRS. Wszystkie pozostałe informacje na temat systemu rezerwacji sal znajdują się na stronie Uniwersyteckiego Centrum Nowoczesnych Technologii Nauczania pod adresem http://www.ucntn.umk.pl/rezerwacja.html.

Samodzielne rezerwowanie sal w systemie

O ile wszyscy pracownicy i studenci UMK mogą przeglądać, wyszukiwać oraz drukować plany znajdujące się w systemie SRS, o tyle nie mają oni możliwości samodzielnego nanoszenia nowych rezerwacji. W ramach każdego wydziału zostały wyznaczone osoby (administratorzy SRS), które otrzymały specjalne uprawnienia, umożliwiające modyfikowanie poszczególnych planów w ramach swoich jednostek. Administratorzy są wyznaczani przez dziekanów, dyrektorów Instytutów, a w przypadku innych jednostek dydaktycznych przez ich kierowników. Dodatkowe informacje oraz odpowiednie formularze zgłoszeniowe znajdują się na stronie internetowej UCNTN.

Mimo tego ograniczenia każdy pracownik i student Uczelni może w łatwy sposób rezerwować wybrane sale. Po znalezieniu wolnego terminu ma do wyboru dwie możliwości. Po pierwsze, przy każdej sali znajdują się dokładne informacje kontaktowe osoby uprawnionej do wykonywania rezerwacji na danym wydziale: imię i nazwisko, telefon oraz adres e-mail. Istnieje również możliwość wysłania tzw. prośby o rezerwację, bezpośrednio z poziomu aplikacji. Wykonuje się to w taki sam sposób, jak w przypadku zwykłej rezerwacji, podając m.in. rodzaj zajęć, interesujące nas terminy oraz nazwisko prowadzącego (szczegóły w pomocy). Różnica polega na tym, że nowe wpisy nie pojawiają się automatycznie na grafiku, ale są wysyłane najpierw do administratora danej sali. Administrator może zatwierdzić wysłaną prośbę, zmodyfikować jej parametry (np. czas trwania) lub też całkowicie ją odrzucić - we wszystkich przypadkach osoba, która wysłała daną prośbę, otrzyma odpowiednią informację zwrotną drogą e-mailową.

Plany na przyszłość

Obecna postać systemu rezerwacji sal nie jest jego wersją ostateczną. Cały czas trwają prace nad rozszerzaniem jego funkcjonalności oraz integracją z pozostałymi usługami informatycznymi Uczelni, w tym przede wszystkim z systemem USOS. Spośród nowych funkcji, które pojawią się w kolejnej odsłonie programu, warto wymienić m.in. mechanizm wyszukiwania rezerwacji wprowadzonych do systemu, integracja z Google Maps czy też zaawansowany system rozliczania pozwalający na automatyczne obciążanie jednostek kosztami rezerwacji. To wszystko jednak dopiero w nowym roku akademickim.